Gestione degli Stoccaggi: Come Bilanciare la Scorta Senza Sprechi né Carenze
-
Nicola
- Settembre 9, 2024
- 8:49 am
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Gestire l’inventario in una pasticceria è un’arte delicata, che richiede un equilibrio perfetto tra disponibilità e freschezza dei prodotti. A differenza di altri settori, dove gli articoli possono avere una lunga durata, i prodotti freschi in pasticceria hanno una vita breve.
Questo rende la gestione dell’inventario particolarmente complessa, poiché occorre evitare tanto gli sprechi quanto le carenze, garantendo al contempo che la clientela trovi sempre ciò che desidera.
In questo articolo, esploreremo le migliori strategie per bilanciare l’inventario in una pasticceria, mantenendo elevata la qualità del servizio e riducendo al minimo le perdite.
Le Sfide della Gestione degli Stoccaggi in Pasticceria
Prima di approfondire le soluzioni, è importante capire le principali sfide legate alla gestione dell’inventario:
- Prodotti Freschi e Scadenze Brevi: I dolci, i prodotti da forno e gli ingredienti freschi come la frutta e la panna hanno una durata limitata. Questo impone una gestione rigorosa per evitare sprechi, ma allo stesso tempo è fondamentale avere una quantità sufficiente per soddisfare la domanda giornaliera.
- Domanda Variabile: La richiesta di prodotti può variare notevolmente da un giorno all’altro. Eventi stagionali, condizioni meteorologiche, e persino fattori imprevisti come una festa o una promozione possono influenzare la domanda in modo imprevedibile. Abbiamo notato negli affiancamenti individuali quanto una domanda variabile NON MONITORATA possa trasformarsi in sprechi estremamente alti…che con un controllo anche di base avrebbero potuto essere tranquillamente evitati.
- Diversificazione del Prodotto: Una pasticceria offre tipicamente una vasta gamma di prodotti, dai dolci più semplici alle creazioni più elaborate. Ogni prodotto ha requisiti specifici in termini di ingredienti e tempi di preparazione, complicando ulteriormente la gestione dell’inventario. Vogliamo parlare poi di quando il cliente arriva a mezz’ora dalla chiusura e si lamenta perché la vetrina delle mignon è scarna? E tu, sentendoti in colpa, dal giorno dopo inizi a mettere più prodotti in vetrina…e giù con gli sprechi.
Strategie per Bilanciare l’Inventario
Per affrontare queste sfide, è fondamentale adottare strategie mirate che consentano di ottimizzare l’inventario senza compromettere la qualità o la disponibilità dei prodotti.
- Previsione della Domanda:
- Analisi Storica delle Vendite: Utilizzare i dati storici per identificare le tendenze di vendita può aiutare a prevedere la domanda futura. Questo include l’analisi delle vendite settimanali, mensili e stagionali per individuare i periodi di maggiore o minore richiesta. Analizzando gli storici dei titolari miei studenti, abbiamo notato pattern ricorrenti che ci hanno portato a modificare i volumi di produzione in certi giorni della settimana così da ridurre gli sprechi, risparmiando centinaia di euro ogni settimana.
- Tecnologia di Supporto: Software di gestione dell’inventario possono aiutare a monitorare le vendite in tempo reale e prevedere la domanda con maggiore precisione. Questi strumenti sono in grado di elaborare grandi quantità di dati e fornire previsioni più accurate rispetto alla semplice intuizione.
- Rotazione dell’Inventario:
- Principio FIFO (First In, First Out): Assicurarsi che i prodotti più vecchi vengano venduti per primi è essenziale per ridurre gli sprechi. Questo principio è particolarmente importante per gli ingredienti freschi e deperibili.
- Controllo Frequente delle Scorte: Effettuare controlli regolari dell’inventario per identificare rapidamente eventuali eccedenze o carenze. Questo permette di prendere decisioni tempestive, come andare a spingere su prodotti vicini alla scadenza o pianificare riordini.
- Ottimizzazione della Produzione:
- Produzione su Ordinazione: Ridurre la produzione di grandi quantità di prodotti in favore della preparazione su ordinazione, soprattutto per i dolci più elaborati o con durata media breve (tipo millefoglie o crostate di frutta). Questo metodo è particolarmente utile per prodotti di nicchia o per richieste personalizzate.
- Produzione Modulare: Preparare basi e componenti che possono essere assemblati al momento dell’ordine consente di ridurre gli sprechi e rispondere rapidamente alle variazioni della domanda.
- Lavorare su stoccaggio. Fare una produzione giornaliera di bigné, cannoncini e simili ormai appartiene al passato: se vuoi ottimizzare tempi e costi, lavorare con celle sfruttando il ciclo del freddo è indispensabile. Se attualmente non lo stai facendo e te lo stai chiedendo, la qualità non ne verrà compromessa se saprai utilizzarlo nel modo giusto.
- Gestione delle Scorte degli Ingredienti:
- Quantità di Riordino Ottimale: Determinare la quantità ottimale di ingredienti da tenere in stock basandosi sulla loro durata, la frequenza di utilizzo e la velocità di rotazione. Ingredienti con una vita più lunga possono essere ordinati in quantità maggiori, mentre quelli più deperibili devono essere gestiti con maggiore attenzione. Questo permette di programmare gli ordini soprattutto nei momenti caldi dell’anno (ad esempio il pre-Natale) dove i costi di alcune materie prime tendono ad aumentare. Acquistare basandoti sulla shelf-life degli ingredienti ti permette di risparmiare molto senza compromettere la qualità dei prodotti.
- Collaborazione con i Fornitori: Stabilire relazioni solide con i fornitori può facilitare il riordino rapido degli ingredienti. Alcuni fornitori offrono anche la possibilità di ordini programmati o consegne frequenti, riducendo la necessità di tenere grandi quantità di scorte.
- Formazione del Personale:
- Sensibilizzazione e Coinvolgimento: Formare il personale sull’importanza della gestione dell’inventario e coinvolgerli nel processo decisionale può portare a una maggiore attenzione ai dettagli e a una riduzione degli sprechi. Avere un responsabile di laboratorio e uno di punto vendita è FONDAMENTALE: questo è uno dei punti focali su cui mi concentro negli affiancamenti individuali direttamente all’interno della pasticceria.
Ricorda che un responsabile c’è sempre e, se non è definito, lo sei tu titolare. - Monitoraggio delle Performance: Implementare sistemi di monitoraggio delle performance del personale in relazione alla gestione dell’inventario può incentivare una maggiore responsabilità e precisione. Ormai, con i costi alle stelle, è fondamentale monitorare tempi attivi e tempi passivi di produzione per ottimizzare i costi.
- Sensibilizzazione e Coinvolgimento: Formare il personale sull’importanza della gestione dell’inventario e coinvolgerli nel processo decisionale può portare a una maggiore attenzione ai dettagli e a una riduzione degli sprechi. Avere un responsabile di laboratorio e uno di punto vendita è FONDAMENTALE: questo è uno dei punti focali su cui mi concentro negli affiancamenti individuali direttamente all’interno della pasticceria.
Questa è solo la base...
…eppure nelle attività che mi trovo in affiancamento c’è sempre almeno una carenza in una di queste aree.
La gestione dell’inventario in una pasticceria richiede un approccio strategico e flessibile.
Bilanciare l’inventario per evitare sprechi e carenze non è solo una questione di controllo dei costi, ma anche di garantire la freschezza e la qualità dei prodotti offerti ai clienti. Con l’uso di tecnologie avanzate, una pianificazione accurata e un coinvolgimento attivo del personale, è possibile mantenere un inventario ottimale che supporti la crescita del business e soddisfi le aspettative dei clienti. In questo modo, una pasticceria può continuare a prosperare, offrendo sempre prodotti freschi e di alta qualità, minimizzando al contempo le perdite.
Restando sempre in produzione certe cose le perdi di vista
Si tende a lavorare in produzione, produrre, produrre, produrre e trascurare l’ottimizzazione.
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Nicola Candian, esperto in analisi e pianificazione strategica di crescita e gestione aziendale nel settore delle pasticcerie.
Da anni aiuta il settore a gestire la propria azienda con efficacia aumentando gli incassi e, soprattutto, i profitti.
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